Политика оператора в отношении обработки персональных данных

ПОЛИТИКА ОПЕРАТОРА
в отношении обработки
персональных данных

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Политика обработки персональных данных (далее – Политика) в обществе с ограниченной ответственностью «МЕДАВЕНЮ» (далее – Центр) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в Центре (оператор) персональных данных, функции Центра при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в Центре требования к защите персональных данных.
1.2. Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области персональных данных.
1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных правовых актов, регламентирующих в Центре вопросы обработки персональных данных работников и других субъектов персональных данных.
1.4. Политика вступает в силу с момента ее утверждения, действует в отношении всех персональных данных, обрабатываемых в Центре, распространяется на все действия, совершаемые Центром с персональными данными, на отношения в области обработки персональных данных, возникшие как до, так и после утверждения Политики.

ГЛАВА 2
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И ИНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, В СООТВЕТСТВИИ С КОТОРЫМИ ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Политика обработки персональных данных определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Республики Беларусь;
Трудовой кодекс Республики Беларусь;
Гражданский кодекс Республики Беларусь;
Налоговый кодекс Республики Беларусь;
Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон о защите персональных данных);
Закон Республики Беларусь от 21.07.2008 N 418-З «О регистре населения»;
Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 N 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;
иные нормативные правовые акты Республики Беларусь и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.
2.2. Правовые основания обработки персональных данных:
Согласие субъекта персональных данных, которое должно быть свободным, однозначными и информированным;
Договоры, заключаемые между Центром и субъектами персональных данных; Оформление трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных;
Обработка персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном Центру и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;
Защита жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможна;
Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами; Случаи, когда законодательными актами прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных.
2.3. В целях реализации положений Политики в Центре разрабатываются соответствующие локальные правовые акты и иные документы, в том числе: 2.3.1. Положение об обработке и защите персональных данных;
2.3.2. Положение о порядке обеспечения конфиденциальности при обработке информации, содержащей персональные данные;
2.3.3. иные локальные правовые акты и документы, регламентирующие в Центре вопросы обработки персональных данных.

ГЛАВА 3
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТАХ ОРГАНИЗАЦИИ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ВОПРОСЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Биометрические персональные данные — информация, характеризующая физиологические и биологические особенности человека, которая используется для его уникальной идентификации (отпечатки пальцев рук, ладоней, радужная оболочка глаза, характеристики лица и его изображение и др.).
3.2. Блокирование персональных данных — прекращение доступа к персональным данным без их удаления.
3.3. Генетические персональные данные — информация, относящаяся к наследуемым либо приобретенным генетическим характеристикам человека, которая содержит уникальные данные о его физиологии либо здоровье и может быть выявлена, в частности, при исследовании его биологического образца.
3.4. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
3.5. Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.
3.6. Общедоступные персональные данные — персональные данные, распространенные самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенные в соответствии с требованиями законодательных актов. 3.7. Персональные данные — любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано.
3.8. Предоставление персональных данных — действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенного лица или круга лиц.
3.9. Распространение персональных данных — действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц.
3.10. Специальные персональные данные — персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические персональные данные. 3.11. Субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных.
3.12. Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства.
3.13. Удаление персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
3.14. Физическое лицо, которое может быть идентифицировано, — физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности, через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности.
3.15. Информация — сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
3.16. Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
3.17. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

ГЛАВА 4
ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. ООО «МЕДАВЕНЮ» являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников и других субъектов персональных данных, не состоящих с Центром в трудовых отношениях.
4.2. Обработка персональных данных осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:
4.2.1.обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
4.2.2.обработка персональных данных осуществляется соразмерно заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;
4.2.3.обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;
4.2.4.обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки; 4.2.5. содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
4.2.6. обработка персональных данных носит прозрачный характер. Субъекту персональных данных может предоставляться соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;
4.2.7.оператор принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновляет их;
4.2.8.хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
4.3. Персональные данные обрабатываются в целях:
4.3.1. обеспечения соблюдения Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных правовых актов ООО «МЕДАВЕНЮ»;
4.3.2.осуществления и выполнения функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь и международными договорами Республики Беларусь, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также в иные государственные органы (организация постановки на индивидуальный (такие как организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;
4.3.3. заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности, исполнение обязанности налогового агента и проч.);
4.3.4.защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
4.3.5.рассмотрения возможности трудоустройства кандидатов;
4.3.6.выявления конфликта интересов;
4.3.7. ведения кадрового резерва;
4.3.8. проверки кандидатов (в том числе их квалификации и опыта работы);
4.3.9. регулирования трудовых отношений с работниками (содействия в трудоустройстве, обучения и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества);
4.3.10.ведения кадрового делопроизводства;
4.3.11.ведения бухгалтерского учета;
4.3.12. предоставления родственникам работников льгот и компенсаций;
4.3.13. организации и сопровождения деловых поездок; обеспечения безопасности, сохранения материальных ценностей и предотвращения правонарушений;
4.3.14. выдачи доверенностей и иных уполномочивающих документов;
4.3.15. проверки контрагента;
4.3.16. ведения переговоров, подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами (осуществления гражданско-правовых отношений);
4.3.17. осуществления пропускного режима в Центре;
4.3.18.формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности и корпоративного общения;
4.3.19. исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Республики Беларусь об исполнительном производстве;
4.3.20. осуществления прав и законных интересов в рамках осуществления своей деятельности в соответствии с Уставом и иными локальными правовыми актами, либо достижения общественно значимых целей;
4.3.21. осуществления коммуникации с субъектами персональных данных;
4.3.22. предоставления субъектам персональных данных услуг, продуктов, программ (далее – сервисы), информации о работе сервисов, (информационные сообщения, уведомления);
4.3.23. оценки и анализа работы сервисов, контроля и улучшения качества работы Центра, его сервисов;
4.3.24. проведения Центром акций (в том числе рекламных), опросов, интервью, тестирований с помощью сайта и сервисов;
4.3.25. предоставления субъектам персональных данных информации о деятельности Центра;
4.3.26. рекламы и продвижении продукции, товаров, работ, услуг;
4.3.27. обработки обращений и запросов от субъектов персональных данных; 4.3.28. регистрации и обслуживания пользователей на сайте ООО «МЕДАВЕНЮ»;
4.3.29. проведения мероприятий и обеспечение участия в них субъектов персональных данных;
4.3.30. в иных целях, не противоречащих законодательству Республики Беларусь.

ГЛАВА 5
ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ КОТОРЫХ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. В Центре обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:
-участников, аффилированных лиц организации;
-работников, бывших работников Центра, его филиалов и представительств, -дочерних организаций;
-кандидатов для приема на работу;
-контрагентов и клиентов, являющихся физическими лицами;
представителей и (или) работников контрагентов, являющихся юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями);
-других субъектов персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в гл. 4 Политики).

ГЛАВА 6
ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ

6.1. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Центре, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Организации с учетом целей обработки персональных данных, указанных в гл. 4 Политики.
6.2. Обработка специальных персональных данных, касающихся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или интимной жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрических и генетических персональных данных осуществляется в строгом соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 7
ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1. ООО «МЕДАВЕНЮ» при осуществлении обработки персональных данных: 7.1.1 принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов в области персональных данных;
7.1.2. принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
7.1.3. назначает структурное подразделение или лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;
7.1.4. издает локальные правовые акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных;
7.1.5. осуществляет ознакомление работников, его филиалов и представительств, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, и обучение указанных работников;
7.1.6. публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
7.1.7. сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь;
7.1.8. прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь в области персональных данных;
7.1.9. совершает иные действия, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.

ГЛАВА 8
УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ

8.1. Обработка персональных данных в ООО «МЕДАВЕНЮ» осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
8.2. Центр без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
8.3. Центр вправе поручить обработку персональных данных от своего имени или в его интересах уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать: цели обработки персональных данных; перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом; обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных; меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со ст. 17 Закона о защите персональных данных. Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению Центра необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает Центр.
8.4. В целях внутреннего информационного обеспечения Центр может создавать внутренние справочные материалы (базы данных) с размещением информации в корпоративной социальной сети или без размещения, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь, могут включаться его фамилия, имя, отчество, пол, место работы, должность, год, месяц, дата рождения, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
8.5. Доступ к обрабатываемым в Центре персональным данным разрешается только работникам Центра, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

ГЛАВА 9
ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЙСТВИЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ И СПОСОБЫ ИХ ОБРАБОТКИ

9.1. ООО «МЕДАВЕНЮ» осуществляет обработку персональных данных (любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных).
9.2. Обработка персональных данных осуществляется следующими способами:
-с использованием средств автоматизации;
-без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.).

ГЛАВА 10
ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

10.1. Субъекты персональных данных имеют право на:
10.1.1. отзыв согласия субъекта персональных данных;
10.1.2. получение информации, касающейся обработки персональных данных, и изменение персональных данных;
10.1.3. требование прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления;
10.1.4. обжалование действий (бездействия) и решений оператора, связанных с обработкой персональных данных.

ГЛАВА 11
МЕРЫ, ПРИНИМАЕМЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ ОПЕРАТОРА ПРИ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

11.1. Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения Центром обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Республики Беларусь в области персональных данных, включают:
11.1.1. предоставление субъектам персональных данных необходимой информации до получения их согласий на обработку персональных данных;
-разъяснение субъектам персональных данных их прав, связанных с обработкой персональных данных;
11.1.2. получение письменных согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
11.1.3. назначение структурного подразделения или лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных, организация их обучения;
11.1.4. назначение структурного подразделения или лица, ответственного за обеспечение информационной безопасности, организация их обучения;
11.1.5. издание документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных;
11.1.6. ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, организация их обучения;
11.1.7. установление порядка доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе);
11.1.8. осуществление технической и криптографической защиты персональных данных в порядке, установленном Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь, в соответствии с классификацией информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные;
11.1.9. обеспечение неограниченного доступа, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, к документам, определяющим политику оператора в отношении обработки персональных данных, до начала такой обработки;
11.1.10.прекращение обработки персональных данных при отсутствии оснований для их обработки;
11.1.11.незамедлительное уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных;
11.1.12. осуществление изменения, блокирования, удаления недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных;
11.1.13. ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;
11.1.14. осуществление хранения персональных данных в форме, позволяющей идентифицировать субъектов персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных;
11.1.15. установление и поддержание в актуальном состоянии:
— перечня информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные, собственниками (владельцами) которых они являются;
— категорий персональных данных, подлежащих включению в такие ресурсы (системы): общедоступные персональные данные, специальные персональные данные (кроме биометрических и генетических персональных данных), биометрические и генетические персональные данные, персональные данные, не являющиеся общедоступными или специальными;
— перечня уполномоченных лиц, если обработка персональных данных осуществляется уполномоченными лицами;
— сроков хранения обрабатываемых персональных данных;
11.1.16. внесение в создаваемый Национальным центром защиты персональных данных государственный информационный ресурс «Реестр операторов персональных данных» сведений об информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, а также обеспечение актуализации соответствующих сведений (с 01.01.2024).
11.2. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными правовыми актами, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

ГЛАВА 12
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

12.1. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь. 12.2. В случае если какое-либо положение Политики признается противоречащим законодательству, остальные положения остаются в силе и являются действительными, а любое недействительное положение будет считаться удаленным или измененным в той мере, в какой это необходимо для обеспечения его соответствия законодательству.
12.3. Организация имеет право по своему усмотрению изменять и (или) дополнять условия настоящей Политики без предварительного уведомления субъектов персональных данных. Действующая редакция Политики постоянно доступна в сети Интернет на сайте medavenu.by